Arrivées

Enregistrer les arrivées de vaccins, les lots et la vérification par code-barres au magasin central.

Qui peut y accéder

Visible uniquement pour le rôle CentralUser : le personnel du magasin central (magasin principal), l'unique magasin national à partir duquel tous les autres magasins de la hiérarchie reçoivent leur stock.

Aperçu

La page Arrivées est l'endroit où le magasin central enregistre les livraisons de vaccins à leur arrivée : quel produit, quel lot, combien de doses/unités, qui a financé la livraison et, en option, la vérification auprès du service TRVST d'UNICEF via un scanner de codes-barres Zebra et l'application mobile ScanBridge. Voir TRVST & ScanBridge pour comprendre tout le circuit de scan.

Enregistrer une arrivée ne modifie pas encore votre stock

Cela crée seulement un enregistrement Brouillon. Le stock augmente une fois cet enregistrement Posté, voir Comment le stock augmente réellement ci-dessous.

Onglets

Arrivées : enregistrer et gérer les arrivées (brouillon, modification, postage, suppression).
Listes de lots : enregistrer les lots (numéro de lot, GTIN, date d'expiration, etc.) sur lesquels les arrivées sont enregistrées.
Historique de vérification TRVST : affiché uniquement si le scan TRVST est activé dans Maintenance → Paramètres ; historique des tentatives de vérification TRVST.
Scans Zebra : historique en lecture seule de chaque chaîne de code-barres brute reçue d'un scanner Zebra via ScanBridge, qu'elle ait été correctement interprétée ou non.

Listes de lots : enregistrer un lot d'abord

Un lot doit exister avant de pouvoir enregistrer une arrivée sur celui-ci : le sélecteur de lot du formulaire Arrivées ne propose que les lots déjà enregistrés ici. Pour en enregistrer un, renseignez :

Type de produit, Fournisseur, Produit
Date d'arrivée
Numéro de lot et GTIN (nommé BTIN dans le formulaire)
Unités par contenant (doses/unités par flacon ou boîte)
Date d'expiration : le sélecteur de date n'autorise que des dates postérieures à aujourd'hui ; vous ne pouvez pas enregistrer un lot déjà expiré
Remarques

Vous pouvez remplir ces champs manuellement, ou laisser un scan Zebra pré-remplir le numéro de lot, le GTIN, la date d'expiration et le numéro de série (si le paquet est sérialisé), voir TRVST & ScanBridge.

Les doublons de numéro de lot ne sont pas bloqués à la création

Le backend ne rejette pas un numéro de lot ou un GTIN en double lors de la création d'un lot. Cette vérification d'unicité ne s'exécute que lors de la modification d'un lot existant, donc deux lots peuvent se retrouver avec le même numéro de lot ou le même GTIN si saisis deux fois. Vérifiez la liste des lots avant d'enregistrer plutôt que de compter sur le système pour le détecter.

Arrivées : enregistrer et poster une arrivée

Le bouton Enregistrer une nouvelle arrivée ouvre un formulaire demandant :

Type de réception (toujours « Arrivée » ici), Type de produit, Date d'arrivée
Produit et Lot : le lot doit déjà être enregistré (voir ci-dessus) ; le backend recherche le lot par son ID et rejette la requête s'il n'existe pas
Étape VVM : sélectionnable uniquement si le produit choisi a le suivi VVM activé, sinon le champ est verrouillé
Doses/Unités, Remarques
Valeur de la livraison (RWF), Financeur (Gouvernement ou Partenaire)
Nom du partenaire : affiché, et obligatoire, uniquement lorsque le Financeur est « Partenaire » ; le backend rejette la requête avec une erreur si ce champ est laissé vide dans ce cas

La soumission crée l'arrivée avec le statut Brouillon. Dans le tableau des arrivées, chaque ligne en Brouillon dispose de trois actions :

Poster : valide l'arrivée dans le stock (voir ci-dessous).
Modifier : changer n'importe quel champ avant le postage.
Supprimer : supprimer entièrement le brouillon.

Les trois actions ne sont disponibles que tant que la ligne est en Brouillon, et uniquement pour les utilisateurs de la même organisation que celle qui l'a créée. Une fois l'arrivée Postée (statut Complete), elle devient en lecture seule : Modifier et Supprimer disparaissent, Poster aussi, et seule une action de consultation reste.

Le postage est définitif

Une fois une arrivée postée, elle se verrouille de façon permanente et le stock ajouté ne peut pas être retiré en modifiant ou supprimant cet enregistrement. Vérifiez bien la quantité, le lot et le financeur avant de poster.

Comment le stock augmente réellement

Enregistrer une arrivée ne touche pas vos chiffres d'inventaire : le brouillon est enregistré avec un solde de stock à zéro. L'augmentation ne se produit qu'à l'étape Poster :

Le système retrouve (ou crée, en partant de zéro) la ligne de stock correspondant exactement à la combinaison produit, lot et organisation.
Il ajoute la quantité de l'arrivée à ce que cette ligne de stock contient déjà (un mouvement entrant), et enregistre le solde résultant sur l'arrivée elle-même.
L'arrivée est marquée Complete et verrouillée contre toute nouvelle modification.

L'inventaire ne bouge pas ?

Si vous enregistrez une arrivée et ne voyez pas votre inventaire changer sur la page Inventaire, vérifiez si elle est encore en Brouillon dans l'onglet Arrivées. Elle doit d'abord être Postée.

Scans Zebra

Chaque chaîne envoyée par un scanner Zebra via ScanBridge est enregistrée ici : identifiant de l'appareil, qui a scanné, quand, et le texte brut scanné, qu'elle ait été correctement interprétée en données GS1 valides ou non. Utilisez cet onglet pour auditer l'activité de scan ou déboguer un scan qui n'a pas produit le pré-remplissage attendu dans Listes de lots.

Captures d'écran et guides pas à pas à venir.