Distributions

Qui peut y accéder

Rôles storeManager et storeKeeper. La page existe dans chaque magasin, mais elle ne contient du travail que lorsque votre magasin approvisionne d'autres magasins : le magasin central voit les demandes des districts, un magasin de district voit celles des formations sanitaires qui en dépendent.

Aperçu

Distributions est le côté fournisseur d'une réquisition. Quand un magasin situé en dessous de vous soumet une demande (depuis sa propre page Réquisition), elle apparaît ici. Vous décidez quels lots de votre stock honoreront chaque produit demandé (Correspondance des lots), vous validez la commande, puis vous la confirmez. C'est la confirmation qui déplace réellement le stock.

Une commande passe par ces statuts :

1. Draft : le magasin demandeur la prépare encore (vous ne la voyez pas).
2. Submitted : elle est arrivée dans Nouvelles demandes ; la correspondance des lots se fait à ce stade.
3. Pending : vous l'avez validée ; l'affectation est figée sauf annulation.
4. Approved : vous l'avez confirmée ; le stock a bougé.
5. Complete : le magasin demandeur a accusé réception.

Onglets

• Nouvelles demandes : demandes entrantes (Submitted et Pending) des magasins que vous approvisionnez, avec toutes les actions d'affectation et d'approbation.
• En attente : commandes approuvées dont le demandeur n'a pas encore accusé réception ; les documents de livraison s'impriment ici.
• Historique : distributions terminées.

Nouvelles demandes : honorer une demande

Chaque ligne est une commande ; le tableau montre sa provenance, son numéro et ses dates. En dépliant une ligne, on voit les produits demandés avec leur consommation mensuelle, le stock actuel du demandeur et la quantité demandée.

Tant que la commande est Submitted, chaque ligne de produit propose :

• Correspondance des lots : choisir un de vos lots, la quantité à délivrer et le stade VVM. Le système refuse un lot périmé, un lot pour lequel vous n'avez pas de stock, une quantité supérieure au solde du lot, et tout stade VVM de 3 ou plus (un vaccin au point de rejet ou au-delà ne peut pas être distribué).
• Nouveau lot : affecter un lot supplémentaire au même produit quand un seul lot ne suffit pas. Le même lot ne peut pas être affecté deux fois sur une commande.
• Marquer comme non disponible : met la quantité délivrée à zéro ; rien ne sera expédié pour ce produit.

Les actions au niveau de la commande se trouvent en bout de ligne :

• Valider (Submitted vers Pending) : possible seulement quand chaque produit a été affecté ou marqué non disponible ; revérifie que le solde de chaque lot couvre tout ce qui lui a été affecté sur l'ensemble de la commande. Une seule commande peut être en Pending à la fois.
• Annuler (Pending vers Submitted) : rouvre l'affectation si vous avez repéré une erreur avant de confirmer.
• Confirmer l'approbation (Pending vers Approved) : engage la distribution et déplace le stock. Cette action est irréversible.

Quand le stock bouge

Rien ne se passe sur le stock pendant la correspondance des lots ni la validation. Le mouvement a lieu à la confirmation de l'approbation, dans les deux magasins en même temps :

  Votre magasin (fournisseur)              Magasin demandeur
        |                                        |
   Correspondance lots     stock inchangé        |
   Valider                 stock inchangé        |
        |                                        |
   CONFIRMER L'APPROBATION                       |
        |-- qté délivrée OUT --- qté délivrée IN |
        |                                        |
        |                        Accusé de réception
        |  manquant IN <--------- manquant OUT   |
        |                                        |
        `--------- commande Complete ------------'

Pour chaque lot affecté, la quantité délivrée est déduite de votre stock (mouvement OUT) et créditée au stock du magasin demandeur (mouvement IN) au même instant.

Pourquoi une action peut échouer

• Correspondance de lot refusée : le lot est périmé, vous n'avez pas de stock pour ce lot, son solde est inférieur à la quantité saisie, ou le stade VVM est 3 ou plus.
• « You have 1 or many Product un marked » : au moins un produit n'a été ni affecté ni marqué non disponible ; la validation exige une décision sur chaque ligne.
• « Insufficient Balance for ... » : entre l'affectation et la validation (ou la confirmation), le stock de ce lot est passé sous le total affecté, par exemple parce qu'une délivrance l'a consommé entre temps.
• « You currently have a pending order awaiting approval » : une autre commande de votre magasin est déjà en Pending ; confirmez-la ou annulez-la d'abord.
• « Only Pending Orders can be Authorized » : la commande n'est pas en statut Pending ; elle doit être validée avant d'être confirmée.

En attente

Les commandes que vous avez approuvées et dont le magasin demandeur n'a pas encore accusé réception. Le stock a déjà quitté votre magasin ; cet onglet sert au suivi des livraisons et à l'impression des documents.

Historique

Toutes les distributions terminées de votre magasin : ce qui a été demandé, ce qui a été délivré, ce que le destinataire a confirmé, et qui a fait chaque étape.

Captures d'écran et pas à pas détaillés à venir.