Délivrance
Sortir des vaccins du stock pour les séances de vaccination (dispensation) ou enregistrer les pertes.
Qui peut y accéder
Rôles storeManager et storeKeeper, dans n'importe quel magasin de la hiérarchie.
Aperçu
La délivrance fait sortir des vaccins du stock de votre magasin pour l'une de deux raisons :
- Dispensing (dispensation) : doses remises pour la vaccination (poste fixe ou stratégie avancée).
- Wastage (perte) : doses perdues par casse, congélation, péremption, changement de VVM, absence d'étiquette, et causes similaires.
Une délivrance passe par Draft (ajout libre de produits), puis Pending (après validation), puis Complete (après confirmation). Le stock n'est déduit qu'à l'étape finale de confirmation.
Onglets
- Nouvelle émission : créer et traiter la délivrance en cours.
- Historique : délivrances terminées, et dépôt des rapports journaliers de vaccination pour les produits dispensés.
Nouvelle émission : pas à pas
1. Remplir le formulaire
- Type d'émission : Dispensing ou Wastage.
- Raison de l'émission : affichée pour la dispensation (un titre court pour la séance).
- Type de gaspillage : affiché à la place pour une perte, et il doit être un vrai type ; le système refuse une perte laissée sur « NA ».
- Date d'émission.
L'enregistrement crée une délivrance en Draft avec un numéro de référence commençant par DP (dispensation) ou WS (perte). Votre magasin ne peut avoir qu'une délivrance ouverte à la fois : réenregistrer le formulaire pendant qu'un brouillon existe met à jour ce brouillon, et tant qu'une délivrance est Pending il faut la confirmer ou l'annuler avant d'en commencer une autre.
2. Ajouter les produits et les lots
Avec un brouillon ouvert, Ajouter un lot y attache des produits : type de produit, produit, lot, stade VVM, doses/unités et remarques. Pour les produits sérialisés, vous pouvez aussi enregistrer les numéros de série des boîtes remises, au scanner ou à la main. Tant que la délivrance est en Draft, chaque ligne peut encore être modifiée ou supprimée.
3. Valider
La validation fait passer la délivrance en Pending et vérifie, lot par lot, que votre stock couvre la quantité totale prélevée sur ce lot dans toute la délivrance. Une délivrance Pending peut être annulée vers Draft pour ajouter ou retirer des produits.
4. Confirmer
La confirmation d'une délivrance Pending déduit chaque ligne de votre stock (un mouvement OUT par lot, enregistré comme Dispensing ou Wastage) et marque la délivrance Complete.
La confirmation est irréversible
L'annulation n'existe que tant que la délivrance est Pending. Une fois confirmée, le stock est sorti du système et l'enregistrement se verrouille. Vérifiez bien les quantités et les lots avant de confirmer.
Rapport journalier de vaccination
Pour une délivrance de type Dispensing, l'onglet Historique permet de déposer un rapport journalier de vaccination par produit dispensé : combien de doses ont été utilisées et combien sont revenues non ouvertes (retournées). Ce qui n'est ni utilisé ni retourné est enregistré comme perte de flacons ouverts.
- La quantité retournée est remise immédiatement dans votre stock.
- La part de perte n'est enregistrée que pour le rapportage ; ces doses étaient déjà sorties du stock à la confirmation de la délivrance.
- Chaque ligne dispensée ne peut être rapportée qu'une seule fois.
Un rapport en retard bloque les nouvelles délivrances
Si un produit dispensé reste plus de 7 jours sans son rapport de vaccination, le système refuse de créer toute nouvelle délivrance tant que ce rapport n'est pas déposé. L'erreur indique le lot concerné.
Pourquoi une action peut échouer
- « Wastage Types should be different with (NA) » : une perte a été enregistrée sans choisir un vrai type de gaspillage.
- « You have pending vaccination reports For Batch ... » : un produit dispensé d'une délivrance précédente attend son rapport journalier ; déposez-le d'abord.
- « You currently have a pending Issuing awaiting approval » : une autre délivrance de votre magasin est déjà Pending ; confirmez-la ou annulez-la d'abord.
- « Insufficient Balance for ... » à la validation, ou « Insufficient stock balance, for Batch ... » à la confirmation : le lot ne contient plus assez de stock pour cette délivrance, par exemple parce qu'une distribution est partie entre temps.
- « Only Dispensing product can be returned » : les rapports de vaccination n'existent que pour la dispensation ; une perte n'a rien à retourner.
- « The product has already been returned » : le rapport de cette ligne a déjà été déposé.
Historique
Les délivrances terminées, filtrées par période, avec un document imprimable. C'est aussi là qu'apparaît l'action Rapport journalier de vaccination sur chaque produit dispensé.
Captures d'écran et pas à pas détaillés à venir.