Réquisition

Qui peut y accéder

Rôles storeManager et storeKeeper, dans les magasins qui ont un magasin parent. Le magasin central (principal) est au sommet de la hiérarchie et n'a personne à qui demander : il ne peut pas créer de réquisitions, il les reçoit seulement sur sa page Distributions.

Aperçu

La réquisition est le côté demandeur d'une distribution. Vous demandez des produits à votre magasin parent, le parent affecte les lots et approuve sur sa page Distributions, et vous accusez réception de ce qui arrive physiquement.

Une demande passe par ces statuts :

1. Draft : vous ajoutez encore des produits ; rien n'est envoyé.
2. Submitted : envoyée au parent ; impossible de revenir en arrière.
3. Pending : le parent a validé son affectation de lots.
4. Approved : le parent a confirmé ; les doses sont désormais créditées à votre stock et sont en route vers vous.
5. Complete : vous avez accusé réception.

Onglets

• Nouvelle Demande : préparer et soumettre la demande en cours à votre parent.
• Demandes en Attente : tout ce que vous avez soumis et qui n'est pas terminé, y compris l'étape d'accusé de réception.
• Historique : demandes terminées.
• Extraire les Informations du Lot : enregistrer un lot dans la liste de stock de votre magasin à quantité zéro (voir plus bas).

Nouvelle Demande : demander du stock

Ajouter un Produit ouvre un petit formulaire : type de produit, produit et quantité souhaitée. Pour chaque ligne, le système enregistre votre stock actuel de ce produit et votre consommation mensuelle moyenne (calculée sur votre usage net des 90 derniers jours ; les produits de campagne affichent zéro), pour que le parent puisse juger la demande.

Le même produit ne peut apparaître qu'une fois par demande, et votre magasin n'a qu'un brouillon de demande à la fois : ajouter d'autres produits continue de l'étendre. La demande porte un numéro de commande commençant par RQ. Tant qu'elle est en brouillon, chaque ligne peut être modifiée ou supprimée.

Soumettre la Demande de Commande l'envoie au magasin parent.

Demandes en Attente : suivre et accuser réception

Cet onglet liste vos demandes en statut Submitted, Pending et Approved. Les deux premiers demandent seulement de la patience ; le travail commence quand une commande passe Approved : le parent l'a expédiée et le système a déjà crédité les doses à votre stock.

En dépliant la commande, on voit chaque produit avec les quantités demandée, approuvée et reçue. Pour chaque ligne, le formulaire d'accusé de réception demande :

• Quantité Reçue : ce qui est physiquement arrivé, jamais plus que la quantité approuvée.
• Stade VVM constaté à l'arrivée et indicateur de congélation.
• Raison du retour : obligatoire dès que la quantité reçue diffère de la quantité approuvée (problème de qualité ou de quantité).

Une fois chaque ligne remplie, Confirmer l'Accusé de Réception termine la commande.

Quand le stock bouge

Vu de votre côté du flux :

  Magasin parent                           Votre magasin
        |                                        |
        |           Soumettre la demande         |
        |  <----------- stock inchangé --------- |
        |                                        |
   CONFIRMER L'APPROBATION                       |
        |-- qté approuvée OUT - qté approuvée IN |
        |                                        |
        |            Accusé de réception         |
        |   manquant IN <-------- manquant OUT   |
        |                                        |
        `--------- commande Complete ------------'

Votre stock système augmente de la quantité approuvée dès que le parent confirme la commande, avant même l'arrivée physique des doses. Votre accusé de réception ajuste ensuite la réalité : toute différence entre approuvé et reçu est automatiquement retirée de votre stock et renvoyée au parent comme retour, pour que vous déteniez exactement ce que vous avez déclaré reçu. Une ligne accusée avec un stade VVM au-dessus de 2 est considérée comme reçue à zéro.

Pourquoi une action peut échouer

• « Central User's does not allowed to perform this actions » : le magasin central ne peut pas créer de demandes ; il n'a pas de parent.
• « Your store is not mapped to any parent store » : votre unité d'organisation n'a pas de parent configuré ; contactez un administrateur.
• « An order is awaiting your acknowledgment » : une commande précédente est Approved et non accusée ; réglez-la d'abord.
• « You have a pending order with the same product » : ce produit est déjà sur votre brouillon en cours ; modifiez la ligne existante à la place.
• « Select from the dropdown the reason for your return. » : vous avez accusé moins de doses qu'approuvé sans choisir de raison de retour.
• « You have 1 or many Product in your order pending for acknowledgement » : la confirmation exige que chaque ligne de produit soit accusée d'abord.
• « Insufficient Balance for ... » à l'accusé de réception : le manquant à renvoyer n'est plus dans votre stock ; il a été délivré ou distribué entre temps.

Historique

Vos demandes terminées : ce que vous avez demandé, ce que le parent a approuvé et délivré par lot, ce que vous avez accusé, et qui a traité chaque étape.

Extraire les Informations du Lot

Il arrive qu'un lot atteigne physiquement votre magasin sans jamais lui avoir été affecté dans le système : il n'apparaît alors dans aucune de vos listes. Cet onglet corrige cela : choisissez le type de produit, le produit et le lot (parmi les lots enregistrés au niveau national), puis Extraire le Lot.

Le système ajoute ce lot aux enregistrements de stock de votre magasin à quantité zéro. Aucun stock ne bouge. L'intérêt est la visibilité : le lot apparaît désormais dans Mon stock sur la page Inventaire, où un comptage physique et une publication d'inventaire feront entrer la quantité réelle.

Captures d'écran et pas à pas détaillés à venir.